Die folgenden Informationen richten sich an Beschäftigte des Bertelsmann-Konzerns, die sich für das Bertelsmann Scholarship 2027 (Coursera-Lizenz und persönlicher KI-Lernagent, das „Programm“) bewerben oder daran teilnehmen. Sie erläutern, wie Bertelsmann und – für bestimmte Teile der Verarbeitung – Coursera personenbezogene Daten verarbeiten, und dienen der Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO. Diese Information dient Deiner Kenntnisnahme; sie erfordert keine Einwilligung.

1. Wer ist für die Verarbeitung Deiner Daten verantwortlich?

Bertelsmann SE & Co. KGaA, Abteilung Bertelsmann University, Carl-Bertelsmann-Straße 270, 33311 Gütersloh, E-Mail: university@bertelsmann.com („Bertelsmann“) ist verantwortlich für die in den Abschnitten 2.1 bis 2.5 beschriebenen Verarbeitungen.

Coursera, Inc., 381 E Evelyn Ave., Mountain View, CA 94041, USA, E-Mail: privacy@coursera.org („Coursera“) ist eigenständig verantwortlich für die Verarbeitung auf der Coursera-Lernplattform (Dein Coursera-Konto, Deine Lernaktivitäten auf der Plattform). Datenschutzhinweise von Coursera: de.coursera.org/about/privacy.

Bertelsmann und Coursera sind getrennte Verantwortliche. Verarbeitungen, die in dieser Information nicht beschrieben sind, liegen allein in der Verantwortung von Coursera.

Die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten von Bertelsmann erreichst Du unter der oben genannten Anschrift (Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragte/r“) oder unter datenschutz@bertelsmann.de.

2. Welche Daten werden zu welchem Zweck verarbeitet?

2.1 Bewerbung und Auswahl

Was wir verarbeiten: Vorname, Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse, Stellenbezeichnung, Levio-Mitarbeiter-ID, Land, Division, Angabe, ob Du über eine Microsoft-Copilot-Lizenz verfügst, Deine Motivation, zwei Hauptaufgaben Deiner Rolle und wie häufig Du dafür KI nutzt, sowie Deine Bestätigungen im Bewerbungsformular. Das Formular stellt unser Dienstleister Lamapoll (Lamano GmbH & Co. KG, Berlin) in unserem Auftrag bereit.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bearbeitung Deiner Bewerbung, Auswahl der Teilnehmenden und Planung der Programmkohorten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen und Durchführung der Teilnahmevereinbarung; für Beschäftigte deutscher Konzerngesellschaften zusätzlich § 26 Abs. 1 BDSG). Außerdem gleichen wir Deinen Executive-Status in Levio ab: Executives nehmen am Pilot 2027 nicht teil, weil die Lerninhalte auf andere Rollen zugeschnitten sind. Die Auswahl treffen Mitarbeitende der Bertelsmann University; es findet keine automatisierte Entscheidung statt, und es wird keine KI für die Auswahl eingesetzt. Deine Antworten zu Deinen Aufgaben und Deiner KI-Nutzung dienen der Programmplanung (z. B. der ausgewogenen Zusammensetzung der Kohorte); sie werden nicht an Deine Führungskraft oder HR weitergegeben.

Speicherdauer: Bewerbungsdaten von Teilnehmenden werden für die Dauer des Programms gespeichert und zwölf Monate nach dessen Ende gelöscht; bis dahin werten wir Division, Stellenbezeichnung und Hauptaufgaben für die Planung künftiger Kohorten nur zusammengefasst aus (Abschnitt 2.5). Daten von Bewerbenden, die keinen Platz erhalten, werden sechs Monate nach Abschluss der Auswahl gelöscht, sofern Du nicht auf die Warteliste gesetzt wurdest (Abschnitt 2.4) oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

2.2 Teilnahme: Coursera-Lizenz und persönlicher KI-Lernagent

Was wir verarbeiten: Deine Anmeldedaten (Name, Levio-ID, E-Mail-Adresse), die wir zur Aktivierung Deiner Lizenz an Coursera übermitteln. Für den KI-Lernagenten übernehmen wir aus Deiner Bewerbung und aus Levio Deine Levio-ID, Division und Stellenbezeichnung sowie die Angabe, ob Du Führungsverantwortung hast. Im Agenten selbst verarbeiten wir Deine Auswahl zu Funktion, wesentlichen Tätigkeiten und Aufgaben, Deine Fähigkeitsreflexion anhand vorgegebener Aussagen, die daraus abgeleitete Einschätzung Deines KI-Nutzungsprofils und Deiner Fähigkeiten (einschließlich späterer Änderungen Deiner Angaben), Lernempfehlungen, Deine Interaktionen mit dem Agenten, Deine Kursabschlüsse (aus Levio, siehe 2.3) und Deine Angaben im Post-Assessment. Aus den Berichten von Coursera erhalten wir außerdem Deine Lernzeit auf der Plattform. 

Wie der Agent zu seiner Einschätzung kommt: Der Agent läuft in Microsoft 365 Copilot bzw. Microsoft Teams. Er ordnet Deine Angaben nach festgelegten Kriterien einem KI-Nutzungsprofil zu und ermittelt nach einer festgelegten Bewertungslogik, welche KI-Fähigkeiten für Dich als Nächstes relevant sind. Das Profil selbst wird Dir nicht angezeigt; es steuert nur, welche Fähigkeiten und Kurse Dir vorgeschlagen werden. Passen die Vorschläge nicht, kannst Du Deine Angaben und Deine Fähigkeitsreflexion jederzeit ändern oder neu durchführen; die Empfehlungen passen sich dann an. Auf Anfrage teilen wir Dir mit, welchem Profil Du zugeordnet bist (Art. 15 DSGVO). Gesprächsführung und Kursvorschläge erzeugt der Agent mit KI. Diese Einschätzung ist ein Profiling (Art. 4 Nr. 4 DSGVO): Sie dient ausschließlich dazu, Dir passende Lernempfehlungen zu geben, alle Kurse bleiben Dir unabhängig davon zugänglich, und sie hat keine Auswirkungen auf Dein Arbeitsverhältnis. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Programms für Dich – Lizenz und persönlicher Lernpfad (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 26 Abs. 1 BDSG). Der Lernagent ist ein KI-System; Du wirst bei der Interaktion darauf hingewiesen (Art. 50 KI-Verordnung). Er unterstützt Dein Lernen; er bewertet Dich nicht als Beschäftigte oder Beschäftigten, zertifiziert keine Fähigkeiten und trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung für Dich.

Wer diese Daten sehen kann: Du selbst; die Programmadministration der Bertelsmann University, soweit dies für den Betrieb des Programms und Deine Unterstützung erforderlich ist; unsere technischen Dienstleister (Abschnitt 3). Nicht Dein Arbeitgeber, Deine Führungskraft oder HR (was diese erhalten, steht in 2.3).

Speicherdauer: Daten des Lernagenten werden mit Programmende pseudonymisiert und zwölf Monate danach gelöscht oder anonymisiert (siehe 2.5). Möchtest Du bei einer erneuten Teilnahme auf Deinem bisherigen Stand aufbauen, kannst Du im Post-Assessment gesondert einwilligen, dass Deine Daten im Agenten oder in einer Nachfolgelösung der BU bis zu 24 Monate nach Programmende unter Deiner Levio-ID gespeichert bleiben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sichtbar bleiben sie auch dann nur für Dich und die Programmadministration. Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an university@bertelsmann.com widerrufen; dann gilt Satz 1. Für die Verarbeitung durch Coursera auf der Plattform gelten die Datenschutzhinweise von Coursera.

2.3 Lernhistorie in Levio und Information Deines Arbeitgebers

Was wir verarbeiten: Deinen Teilnahmestatus im Programm (beworben, ausgewählt, Warteliste, gestartet, beendet), die Kurse und Programme, für die Du eingeschrieben bist, Deinen Bearbeitungsstand je Kurs (z. B. Fortschritt in Prozent, soweit der Lernanbieter ihn ausweist) sowie Deine abgeschlossenen Kurse mit der vom Lernanbieter angesetzten Kursdauer (nicht Deiner tatsächlichen Lernzeit).

Zweck und Rechtsgrundlage: Diese Daten werden in Deinem Lernplan und Deiner Lernhistorie in Levio, dem Lernsystem des Bertelsmann-Konzerns, erfasst und stehen damit der HR-Abteilung der Konzerngesellschaft, bei der Du beschäftigt bist, als Dokumentation Deiner beruflichen Weiterbildung zur Verfügung (berechtigtes Interesse von Bertelsmann und Deines Arbeitgebers an der Dokumentation von Weiterbildung im Konzern und an der Verwaltung der bereitgestellten Lizenz- und Kursplätze, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für Deinen Arbeitgeber zusätzlich § 26 Abs. 1 BDSG). In Levio sehen Du, Deine zuständige HR-Abteilung und die Bertelsmann University diese Angaben; Deine Führungskraft sieht Deine abgeschlossenen Kurse. Deine HR-Abteilung kann Dich auf dieser Grundlage zum Programm ansprechen, etwa um Dir Unterstützung anzubieten. Diese Daten werden nicht zur Bewertung Deiner Arbeitsleistung und nicht für Zielvereinbarungen oder Personalentscheidungen verwendet. Dein Arbeitgeber verarbeitet sie in eigener Verantwortung als Teil Deiner Personal- und Weiterbildungsdokumentation; Bertelsmann und Dein Arbeitgeber sind insoweit getrennte Verantwortliche.

Was nicht übermittelt wird: Deine Antworten in Fragebögen, Deine Fähigkeitsreflexion, die daraus abgeleitete Einschätzung Deines KI-Nutzungsprofils und Deiner Fähigkeiten, Lernempfehlungen, Deine Interaktionen mit dem KI-Lernagenten, Deine Angaben im Post-Assessment (Abschnitt 2.2) und Deine tatsächliche Lernzeit. Diese Angaben nutzt die Bertelsmann University nur nach Abschnitt 2.5.

Widerspruchsrecht: Du kannst dieser Übermittlung jederzeit aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO), per E-Mail an university@bertelsmann.com.

Speicherdauer: Einträge in Levio bleiben bis zu Deinem Ausscheiden aus dem Bertelsmann-Konzern gespeichert oder bis Deinem Widerspruch stattgegeben wurde.

2.4 Warteliste (optional, Einwilligung)

Sind alle Plätze vergeben, kannst Du auf eine Warteliste gesetzt werden. Wenn Du das entsprechende optionale Kästchen ankreuzt, teilt die Bertelsmann University Deiner HR-Abteilung Deinen Namen, Deine dienstliche E-Mail-Adresse und Deine Levio-ID mit, damit HR Dich zu Alternativen ansprechen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an university@bertelsmann.com widerrufen. Wartelistendaten werden mit Schließung der Warteliste gelöscht, spätestens zwölf Monate nach der Beendigung des Programms.

2.5 Auswertung und Weiterentwicklung des Programms

Wir werten das Programm aus, um seinen Nutzen zu belegen, es zu steuern und künftige Kohorten zu planen, und wir entwickeln den KI-Lernagenten weiter. Dein Arbeitgeber, Deine Führungskraft und HR sehen Deine einzelnen Antworten nie.

Was ausgewertet wird: die Zahl der Bewerbenden und Teilnehmenden, Abschlussquoten, welche Kurse genutzt werden, welche Stellenbezeichnungen mit welchen Hauptaufgaben teilnehmen und die Entwicklung der KI-Fähigkeiten zwischen Deiner Fähigkeitsreflexion zu Beginn und im Post-Assessment („Wirkungsmessung“).

Berichte: Damit der Vergleich vorher/nachher stimmt, werden Deine Angaben im Agenten, Deine Kursabschlüsse und Deine Angaben zu Division und Stellenbezeichnung über Deine Levio-ID automatisch in der IT-Umgebung von Bertelsmann verknüpft. In den Berichten erscheinen nur Summen und Durchschnittswerte für Gruppen von mindestens fünf Personen je Division und, sobald nach Job-Rolle (zusammengefasste Stellenbezeichnungen) aufgeschlüsselt wird, von mindestens zehn Personen – auch dann, wenn mehrere Merkmale kombiniert werden; feiner als nach Division und Job-Rolle wird nicht aufgeschlüsselt. Die Berichte gehen an die Lern- und Entwicklungsteams der Divisionen, an das Programmteam der Bertelsmann University und an Konzerngremien wie den Vorstand.

Weiterentwicklung des KI-Lernagenten: Damit der Agent treffsicherer wird, prüft ein fest benannter Personenkreis der Bertelsmann University schon während des Programms, ob die Zuordnung zu Profilen und die Bewertungslogik stimmig sind. Dafür sieht er Deine Angaben im Agenten und Deine Kursdaten einschließlich Lernzeit nur ohne Namen und Levio-ID. Er gehört nicht zu HR, gibt keine Einzeldaten weiter und unternimmt keinen Versuch, Personen zu identifizieren. Zwölf Monate nach Programmende werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Einzelergebnisse – etwa Deine Fähigkeitsreflexion, die Einschätzung durch den Agenten oder Deine Lernzeit – erhalten weder Dein Arbeitgeber noch Deine Führungskraft oder HR; sie werden nicht zur Bewertung Deiner Arbeitsleistung verwendet.

Warum Du ehrlich antworten kannst: Deine Fähigkeitsreflexion dient zuerst Dir – je zutreffender Deine Angaben, desto besser passen die Lernempfehlungen. In Berichten erscheint sie nur als Teil eines Gruppenwerts, für die Weiterentwicklung nur ohne Deinen Namen.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Evaluation, Steuerung und Weiterentwicklung unserer Lernprogramme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Deine Teilnahme selbst ist das nicht erforderlich; wir stützen es deshalb nicht auf die Teilnahmevereinbarung. Du kannst widersprechen, wenn Gründe aus Deiner besonderen Situation dafür sprechen (Art. 21 DSGVO), per E-Mail an university@bertelsmann.com; Deine Daten werden dann nicht einbezogen.

Für das Reporting von Bertelsmann ist Coursera nicht verantwortlich.

3. Wer erhält Deine Daten?

Innerhalb von Bertelsmann haben nur Mitarbeitende der Bertelsmann University Zugriff, die Deine Daten für die in Abschnitt 2 genannten Zwecke benötigen. Berichte nach Abschnitt 2.5 erhalten sie nur zusammengefasst; die pseudonymisierten Angaben für die Weiterentwicklung des Agenten nur der dort genannte Personenkreis. Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO):

• Lamano GmbH & Co. KG (Lamapoll), Berlin – Bewerbungsformulare; Hosting in Rechenzentren in Deutschland;
• The Boston Consulting Group GmbH, Düsseldorf – Entwicklung, Test und Support des KI-Lernagenten – ausschließlich in der IT-Umgebung von Bertelsmann; echte Daten nur für Tests nach dokumentiertem Testplan, danach Löschung sowie Aufbau der automatischen Auswertung nach Abschnitt 2.5;
• Microsoft – Plattform für den KI-Lernagenten im Bertelsmann-Tenant (Microsoft 365 Copilot, Teams, Copilot Studio, Dataverse, Power Automate); 
• SAP (SuccessFactors) – technische Grundlage des Konzern-Lernsystems Levio.

Die HR-Abteilung Deines Arbeitgebers erhält die in Abschnitt 2.3 (und mit Deiner Einwilligung 2.4) beschriebenen Daten. Coursera erhält Deine Anmeldedaten und verarbeitet Deine Plattformaktivitäten als eigenständige Verantwortliche.

4. Werden Deine Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet?

Coursera hat seinen Sitz in den USA; Deine Anmeldedaten werden auf Grundlage der Zertifizierung von Coursera, Inc. nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework / der EU-Standardvertragsklauseln an Coursera übermittelt. Dienstleister für den KI-Lernagenten können von außerhalb der EU/des EWR zugreifen; in diesen Fällen ist das europäische Datenschutzniveau durch EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss gesichert BCG UK LLP: Angemessenheitsbeschluss Vereinigtes Königreich; Microsoft: Standardvertragsklauseln/DPF. Eine Kopie der Garantien kannst Du über die Kontaktdaten in Abschnitt 1 anfordern.

5. Welche Rechte hast Du?

Dir stehen gegenüber jedem Verantwortlichen die Rechte nach Kapitel III DSGVO zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21, siehe 2.3 und 2.5) sowie Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3, siehe 2.2 und 2.4). Du kannst Dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für die Bertelsmann SE & Co. KGaA ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Zur Ausübung Deiner Rechte gegenüber Bertelsmann wende Dich an university@bertelsmann.com oder datenschutz@bertelsmann.de; gegenüber Coursera siehe de.coursera.org/about/privacy. Abgesendete Bewerbungsformulare kannst Du selbst nicht mehr ändern; zur Berichtigung von Angaben wende Dich an university@bertelsmann.com.

6. Mitbestimmung

Der KI-Lernagent wird 2027 als Pilot eingeführt. Grundlage ist die Konzernbetriebsvereinbarung über den Einsatz von IT-Lösungen im Rahmen von Pilotierungen vom 14. März 2019 in der Fassung vom 14. März 2024; der Konzernbetriebsrat duldet den Piloten einschließlich des Bewerbungsfragebogens. Nach Abschluss des Piloten wird eine Betriebsvereinbarung geschlossen.